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La simplification et l’allègement des procédures internes : exemple du logiciel Easynote

Le Lab’ coordonne une démarche globale de simplification des processus internes concourant à la transformation de l’action régionale, pour plus d’efficacité et de performance au service de l’usager.

Cette démarche emprunte systématiquement aux méthodes de design de service, même si elle le fait, dans une recherche d’efficacité opérationnelle à très court terme, en réduisant au maximum les phases exploratoires, dans des délais courts.

Les chantiers de simplification concernent par exemple : le renforcement de la lisibilité de nos dispositifs d’intervention auprès des usagers ou bien des projets proprement internes, comme la mise en place de process d’instruction et de circulation de notes agenda Présidente optimisés.

Les enjeux

  • Mieux appréhender le fonctionnement des process actuels afin de proposer des solutions simples et efficaces
  • Répondre aux usagers de manière plus efficiente

Exemple du projet « Easynote : la plateforme collaborative de gestion des notes et éléments constitutifs des dossiers agenda de la présidente » - 2017

Fin 2017, une réflexion collective a été engagée afin de fluidifier le processus de création des notes pour les dossiers « agendas » de la Présidente de Région, puis a fait l’objet d’un approfondissement opérationnel au cours de l’année 2018. En effet, la préparation de ces documents internes à l’administration engendrait beaucoup de déperdition d’énergie auprès des agents, pour des résultats jugés parfois inadaptés aux attentes.

Ainsi, l’idée d’une plateforme collaborative a été imaginée, et, pour la mettre en œuvre, une démarche design complète a été menée. Celle-ci a d’abord visé à comprendre le fonctionnement des circuits de demande et d’élaboration de notes à l’attention de la Présidente, en vue des réunions prévues à son agenda, grâce à la rencontre des différentes parties prenantes concernées.

Ces rencontres ont, ensuite, permis d’élaborer une frise descriptive détaillée des modes de fonctionnement actuel, avant de conceptualiser des scénarios d’usage désirables et réalisables.

Ce sont ces différentes étapes qui ont permis d’aboutir à une solution, aujourd’hui opérationnelle, intitulée « Easynotes ».

Elle se présente sous un jour résolument collaboratif, porteur de plus de transparence, de lisibilité et de fluidité dans le traitement et la capitalisation de l’information produite à l’attention de la Présidente.